Layanan Penggajian, Mengubah Penyedia. Bab Tiga. Apa yang harus terjadi ketika saya berubah?

Jika anda akan menghitung biaya kewaspaan sebaiknya anda baca menghitung biaya kewaspadaan bencana sejati untuk anda yang ingin tahu menghitung biaya kewaspadaan. Banyak hal yang akan anda temui disana mengenai menghitung biaya.

Apa yang seharusnya terjadi ketika saya mengubah penyedia layanan penggajian? 

Waktu 

Formulir 

Prosedur 

Waktu. 

Paling mudah bagi semua yang berkepentingan untuk mengubah penyedia layanan penggajian pada akhir tahun kalender. Dengan begitu tidak ada pertanyaan tentang tanggung jawab untuk formulir atau setoran pajak apa pun. Setiap formulir, setoran atau pembayaran mulai dengan tanggal 1 Januari adalah tanggung jawab penyedia layanan penggajian baru. 

Tidak ada upaya untuk menyeimbangkan nomor penggajian dan memastikan tidak ada karyawan yang diberhentikan yang terlewatkan dan bahwa semua deposito dilakukan tepat waktu. Jika Anda tidak dapat mengubah pada akhir tahun, maka akhir kuartal kalender (31 Maret, 30 Juni, dan 30 September) adalah yang terbaik kedua. Yang mengatakan, jika Anda membutuhkan atau ingin, Anda harus dapat berubah setiap saat sepanjang tahun.

butuh berapa lama? Semakin besar perusahaan, semakin lama waktu yang dibutuhkan karena semakin banyak karyawan, semakin banyak data yang ada. Jika Anda memiliki karyawan di beberapa negara bagian yang akan membuat prosesnya lebih lama. Namun Anda harus dapat mengambil bisnis dari 50 karyawan dan berubah dalam waktu kurang dari dua minggu, dari menyerahkan dokumen ke gajian dengan penyedia layanan penggajian baru.

Formulir. 

Penyedia layanan penggajian baru harus memberi Anda satu set lengkap formulir. Ini akan mencakup formulir otorisasi bank, formulir data karyawan, formulir otorisasi setoran langsung, lembar informasi pada perusahaan, informasi frekuensi setoran pajak, formulir yang memerinci pendapatan / pengurangan / manfaat / akrual, informasi pengajuan pembayaran gaji dan bentuk-bentuk Kuasa Pengacara. 

Ini menyediakan penyedia layanan penggajian baru dengan semua data standar yang diperlukan untuk mengatur daftar gaji Anda agar sesuai dengan kebutuhan Anda tetapi memberi penyedia semua data saat ini untuk membawa file hingga saat ini dan dapat membuat formulir akhir tahun seperti 940 dan W2s.

Mengapa bentuk Surat Kuasa terbentuk? CPA di penyedia layanan pembayaran membutuhkan formulir itu sehingga mereka dapat mendiskusikan akun Anda dengan IRS dan Negara Bagian Anda. Tanpa bentuk-bentuk ini Anda harus selalu berada di tengah-tengah antara pemerintah dan CPA memecahkan masalah. Cara terbaik untuk CPA adalah bekerja langsung dengan agen dan petugas di IRS.

Juga dalam bentuknya harus ada pengungkapan kebijakan privasi untuk file Anda. Kebijakan privasi terbaik adalah kebijakan yang menyatakan tidak ada informasi yang diberikan kepada siapa pun kecuali di bawah perintah pengadilan dari yurisdiksi yang kompeten.

Prosedur. 

Setelah Anda melengkapi semua formulir dan mengembalikannya ke penyedia layanan penggajian baru, penyedia harus menindaklanjuti dengan klarifikasi apa pun dan memberikan formulir tambahan jika ada keadaan unik yang memerlukan informasi tambahan. Penyedia kemudian harus memberi Anda pelatihan yang diperlukan bagi Anda untuk membuat dokumen masukan untuk pembayaran gaji. 

Mereka harus pergi bersama Anda atau orang yang Anda tetapkan dengan tepat bagaimana gaji dimasukkan. Mereka harus menunjukkan langkah-langkah tambahan apa pun yang Anda harus lakukan untuk menjaga catatan penggajian Anda akurat. Mereka harus mengkonfirmasi tanggal masuk pertama dan bayaran pertama. Mereka harus menjawab setiap pertanyaan yang Anda atau staf Anda miliki tentang prosedur atau output.

Setelah penggajian pertama dimasukkan dan diproses, penyedia harus memeriksa laporan dan hasilnya dengan Anda untuk memastikan tidak ada pertanyaan atau kesalahpahaman.